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Interview mit Novartis-Personalchef«Wir messen, ob die Mitarbeiter telefonieren oder Mails schreiben»

Steven Baert erklärt, wie der Konzern durch Corona die Büroarbeit neu erfinden will. Novartis gewährt viel Homeoffice-Freiheit – aber kontrolliert auch, ob die Belegschaft produktiv ist.

«Zuckerbrot und Peitsche ist komplett veraltet»: Personalchef Steven Baert auf dem Novartis-Campus in Basel.
«Zuckerbrot und Peitsche ist komplett veraltet»: Personalchef Steven Baert auf dem Novartis-Campus in Basel.
Foto: Lucia Hunziker

Hier auf dem Basler Novartis-Campus tragen die Angestellten Maske. Sie haben als erster Schweizer Konzern ein Obligatorium verhängt. Wie haben die Angestellten reagiert?

Verständnisvoll. Sie müssen im Hinterkopf haben, dass der Kanton Basel-Stadt zuvor bereits eine Maskenpflicht in Geschäften verhängt hatte. Die Situation in den Gebäuden hier auf dem Campus ist damit gut vergleichbar. Die Maskenpflicht wird wohl dazu führen, dass noch mehr Mitarbeitende von zu Hause arbeiten wollen, aber das ist okay für uns.

Wie setzen Sie die Pflicht durch? Gibt es eine «Maskenpolizei»?

Als gebürtiger Belgier bin ich immer wieder beeindruckt, wie strikt Schweizerinnen und Schweizer eine Regel einhalten, wenn ihnen die Idee dahinter einleuchtet. Ich beobachte, dass die Leute dann gemeinsam Verantwortung übernehmen. Wir haben deshalb keine verstärkte Security aufgeboten oder Sanktionen angedroht, um die Maskenpflicht durchzusetzen.

Wie viele von den 13’000 hiesigen Angestellten sind überhaupt noch auf dem Campus?

Diejenigen, die in der Produktion arbeiten, sind fast alle da. Jene, die in Büros arbeiten, sind bis zu 40 Prozent hier. Es sind dabei nicht immer die gleichen vor Ort, das bleibt jedem selbst überlassen. Wir achten einfach darauf, dass nicht zu viele auf einmal hier sind, damit der Sicherheitsabstand gewahrt werden kann.

Novartis erlaubt als erster Schweizer Konzern den Angestellten Homeoffice
im grossen Stil, auch nach der Pandemie. Haben Sie die Mitarbeitenden gefragt, bevor Sie den Kulturwandel beschlossen?

Wir haben unsere Leute gefragt, was sie eigentlich brauchen, um möglichst produktiv zu arbeiten. Wir bekamen über 60’000 Antworten und über 100’000 Kommentare. Dabei kam heraus, dass unsere Mitarbeitenden flexibler arbeiten wollen. Konkret bedeutet das, dass rund 60 Prozent wählen wollen, wo sie wann arbeiten wollen, also flexibel zwischen Arbeitsorten wechseln. 14 Prozent bevorzugen, primär zu Hause zu arbeiten. 14 Prozent wollen nur im Büro arbeiten, obwohl ihnen Flexibilität zur Verfügung stehen würde. Der Rest sagt: Ich muss im Büro sein, es geht gar nicht anders. Und dann haben wir experimentiert, was funktioniert und was nicht. Unser Programm heisst «Choice with Responsibility» (etwa: «Auswahl mit Verantwortung»).

Und wie hat sich die Wahlfreiheit für Homeoffice auf die geleistete Arbeit ausgewirkt?

Wir haben festgestellt, dass das geleistete Arbeitsvolumen nicht gesunken ist.

Wie messen Sie denn das?

Wir nutzen «Arbeitsplatz-Analytics». Damit können wir messen, ob die Mitarbeiter telefonieren, E-Mails schreiben, in digitalen Meetings sind.

Moment – das ist ja die totale Überwachung?

Erstens müssen die Mitarbeitenden bei dieser Datenerhebung nicht mitmachen, sie können sie ablehnen. Und zweitens messen wir nicht die individuelle Tätigkeit eines Angestellten. Wir schauen nur auf aggregierte Daten. Die Analyse reicht maximal auf ein Team aus mindestens 30 Beschäftigten herunter ...

... und wie viele Mitarbeitende lehnen diese Analysen ab?

97 Prozent machen mit, 3 Prozent nicht.

Wie weit gehen Sie mit dieser Datenerfassung – sammeln Sie auch Gesundheitsdaten? Der Flugzeugbauer Pilatus zum Beispiel misst infolge der Pandemie bei den Mitarbeitern die Körpertemperatur, wenn sie das Gelände betreten. Kommt das für Sie infrage?

Nein, das machen wir nicht. Wir haben intern fünf goldene Gesundheitsregeln – eine davon ist, dass jemand bitte zu Hause bleiben soll, wenn er sich nicht fit fühlt. Es gibt bei uns keinen Anreiz für eine hohe Büropräsenz. Wir vertrauen unseren Mitarbeitern.

Was hat Sie überrascht, als Sie diese «Arbeitsplatz-Analytics» zum ersten Mal auswerteten?

Wie viel sich die Leute austauschen. Sie nehmen sich weniger Zeit zum stillen Nachdenken, als wir gedacht hätten. Und wir sehen: Mit vermehrtem Homeoffice gibt es mehr vereinbarte Termine. Statt kurz zum Kollegen rüberzugehen, buchen sie einen Termin im Kalender. Wir haben uns deshalb gefragt: Wie kriegen wir es hin, dass die Angestellten mehr «ruhige Zeit» haben, statt Termin um Termin zu absolvieren?

Er stelle fest, dass am Montag und Freitag weniger Leute vor Ort zur Arbeit kommen würden, sagt Steven Baert. Aber Daten zeigten, dass die Angestellten an diesen Tagen zu Hause nicht weniger arbeiteten.
Er stelle fest, dass am Montag und Freitag weniger Leute vor Ort zur Arbeit kommen würden, sagt Steven Baert. Aber Daten zeigten, dass die Angestellten an diesen Tagen zu Hause nicht weniger arbeiteten.
Foto: Lucia Hunziker

Und – was tun Sie?

Wir experimentieren. Zum Beispiel mit terminfreien Kalenderblöcken. Oder mit «Bürozeit»-Einträgen – sodass jede und jeder weiss: Zwischen 15 und 17 Uhr kann man mich anrufen.

Das klingt ziemlich bürokratisch. Sind damit nicht die guten Gedanken gefährdet, die irgendwo beim Kaffee oder draussen bei einer Zigarette entstehen?

Es gibt die Gefahr, dass die Flexibilität auf Kosten des Austauschs im Team geht. Wir müssen herausfinden, wie wir dem begegnen.

«Wir brauchen sicher keine Grossraumbüros mehr, nur damit der Chef
sehen kann, wer was macht.»

Steven Baert

Eine Vermutung: Mit Ihrer liberalen Homeoffice-Regelung kommen montags und freitags kaum noch Leute zur Arbeit, und von Dienstag bis Donnerstag
ist der Campus übervoll.

Ein solches Muster gibt es, wir sehen das in unseren Daten. Nur: Wir sehen darin kein Problem. Unsere Analysen zeigen, dass die Aktivität der Angestellten montags und freitags nicht abnimmt. Am Ende geht es hier um unsere Philosophie: Wir vertrauen unseren Mitarbeitern. Ich sehe die Sache eher umgekehrt: Es wird uns gelingen, bessere Leute anzustellen, und zwar jene, die in diesem liberalen Modell einen Vorteil sehen.

Wegen Corona müssen alle Abstand halten. Ist damit das Grossraumbüro tot?

Wir brauchen sicher keine Grossraumbüros mehr, nur damit der Chef sehen kann, wer was macht. Unsere Beschäftigten sagen uns, dass sie die Wahl haben wollen, wo sie arbeiten. Das Büro ist eine der Optionen. Diese Arbeitsplätze werden aber in Zukunft anders aussehen. Wir brauchen mehr Raum für Zusammenarbeit, um Ideen auszutüfteln und voranzutreiben. Andere wollen einen ruhigen Arbeitsplatz haben. Manche Mitarbeiter sagen uns zum Beispiel, dass es für sie schwierig sei, sich zu Hause zu konzentrieren, etwa weil die Wohnung zu eng sei. Das alles heisst aber auch, dass in Zukunft auf dem Campus viele Büroarbeitsplätze nicht mehr fix zugeteilt sein werden.

Wie beeinflusst die Pandemie diese Überlegungen?

Covid-19 macht alles anspruchsvoller. Wir putzen und lüften zum Beispiel mehr. Immerhin haben alle unsere Angestellten Laptops, also ihr eigenes Gerät, das sie nicht wechseln.

Aus gesundheitlicher Sicht macht es Sinn, pro Mitarbeiter mehr Platz einzurechnen. Damit steigt der Abstand – und das Infektionsrisiko sinkt. Nur: Das kostet. Ist Novartis bereit, Geld in die Hand zu nehmen, um dieses Risiko
zu senken?

Ich möchte zuerst betonen: Die physische Sicherheit und die Gesundheit unserer Angestellten sind immer unsere erste Priorität. Sie müssen diese Frage aber in einem grösseren Kontext sehen. Wie schon gesagt, unsere Angestellten wollen flexibler arbeiten, in vielen Fällen von zu Hause aus. Das bedeutet: Wir müssen unsere ganze Vorstellung davon, wie wir arbeiten, neu denken. Das wird sich fundamental ändern.

«Sie können nicht einfach von Bali aus für Novartis Schweiz arbeiten.»

Steven Baert

Nochmals: Wird der Platzbedarf für Novartis am Ende steigen oder sinken?

Das wissen wir noch nicht. Ich glaube, wir brauchen in Zukunft weniger Platz für Einzelarbeitsplätze, auf der anderen Seite aber mehr Team-Arbeitsflächen. Unter dem Strich dürfte sich das etwa ausgleichen. Es geht uns hier nicht darum, Geld zu sparen. Das Wichtigste ist, dass unsere Mitarbeiter ein Umfeld haben, das sie zu bahnbrechenden Innovationen befähigt.

Wir sind hier im Quartier St. Johann, die Landesgrenze ist gleich nebenan. Werden Sie vermehrt Leute zu deutschen oder französischen Arbeitsbedingungen anstellen?

Vorweg: Unser Homeoffice-Programm gilt global, ist aber länderspezifisch aufgebaut. Das heisst, Sie können nicht einfach von Bali aus für Novartis Schweiz arbeiten. Und dann: Die Schweiz ist unsere Heimat, Basel ist für uns seit langer Zeit ein wissenschaftlicher Hub, und das wird sich kaum ändern. Unser Ziel ist es, dort präsent
zu sein, wo wir die besten Leute anstellen können. Ungefähr 67 Prozent unserer hiesigen Angestellten leben in der Schweiz, 18 Prozent in Frankreich, 15 Prozent in Deutschland. Auch mit dem neuen Homeoffice-Programm müssen sich die Grenzgänger an die Gesetze halten – zum Beispiel, wie viele Tage sie in der Schweiz arbeiten müssen.

Zahlt Novartis den Angestellten zu Hause den Bürostuhl, den Stehtisch,
den Drucker?

Es ist immer eine Wahl, von zu Hause aus zu arbeiten. Wir bitten oder zwingen niemanden dazu. Wir zahlen berechtigten Angestellten einen einmaligen Betrag von rund 680 Franken, um ihr Homeoffice einzurichten. Und die Mitarbeiter können über unsere Partner zum Beispiel einen vergünstigten Bürostuhl beziehen.

Wer genau ist dazu berechtigt?

Berechtigt sind diejenigen Mitarbeitenden, die grundsätzlich Homeoffice machen können und nicht im Management sind.

Was passiert mit der Kultur im Haus, wenn Homeoffice wichtiger wird? Am Ende kommt es für den Mitarbeiter gar nicht mehr drauf an, für wen er arbeitet – sie oder er wechselt im Extremfall nur noch das Logo im Internetbrowser ...

Das ist natürlich ein Punkt. Wir bilden alle unsere Vorgesetzten darin weiter, was es heisst, in einer zunehmend virtuellen Welt zu arbeiten. Sie müssen zum Beispiel viel mehr mit Ihrem Team kommunizieren. Aber vergessen Sie nicht: Weitaus die meisten Angestellten wollen ein hybrides Modell, sie wollen also immer noch ins Büro kommen – auch, um genau diesen Austausch zu haben.

Ein grosser Nachteil von Homeoffice: Noch mehr Zeit am Bildschirm.

Ja, zu viel Zeit am Rechner ist ein echtes Problem. Es kann nicht sein, dass Sie sich früh am Morgen einloggen und dann bis spätabends vor dem Bildschirm festsitzen, das ist nicht nachhaltig. Wir empfehlen unseren Angestellten, Pausen zu machen, sich zu bewegen. Wir haben ihnen zum Beispiel eine spezielle App namens «Tignum X» zur Verfügung gestellt, damit sie dieses Gleichgewicht finden und halten können.

«Tignum X»? Nie gehört.

Das ist ein Unternehmen, mit dem wir zusammenarbeiten. Die App gibt unter anderem Empfehlungen zu Erholung, Schlaf, Ernährung. Das Programm kann Ihnen zum Beispiel eine Erinnerung anzeigen: «Sie sitzen jetzt schon sehr lange. Warum machen Sie nicht eine Pause?»

Auch hier werden wieder jede Menge Daten gesammelt. Wie schon bei den «Arbeitsplatz-Analytics» sind wir gefährlich nahe bei der Überwachung der ganzen Mitarbeiterschaft.

Ich kann Ihnen versichern, dass wir von «Tignum» keine Mitarbeiterdaten erhalten. Darüber hinaus ist es mir wichtig, zu betonen, dass der Datenschutz und auch die Privatsphäre unserer Angestellten absolut zentral sind. Wie bereits betont: Unsere ganze Strategie basiert auf Vertrauen zwischen uns und der Mitarbeiterschaft. Wenn wir dieses Vertrauen beschädigen, zerstören wir unser Fundament.

Unser Eindruck ist allerdings, dass sich Novartis stark ins persönliche Leben der Belegschaft einmischt.

Der Schlüssel ist, dass diese Angebote optional sind. Wir erwarten nicht von den Leuten, die genannte App zu benützen. Wir wissen nicht einmal, wie viele Leute sie aktiv nutzen. Ganz allgemein: Wir werden niemals unsere Mitarbeiter mikromanagen. Die Haltung, dass es in einem Unternehmen Zuckerbrot und Peitsche brauche, damit die Belegschaft richtig arbeitet, ist komplett veraltet. Die Leute sind motiviert, wenn sie immer wieder Neues lernen und wenn sie an bedeutenden Ideen mitarbeiten, wenn ihre Arbeit einen «Impact» hat. Diese Kultur wollen wir leben.

Ist Corona für Sie ein Wendepunkt?

(überlegt) Ich glaube, wir befinden uns in einer sehr speziellen Zeit, nicht nur wegen Corona. Alles, was sich einfach automatisieren lässt, wird automatisiert. Algorithmen und maschinelles Lernen übernehmen mehr und mehr Aufgaben. Wo liegt der Wert Ihrer Mitarbeiter? Sie können komplexe Aufgaben lösen, und sie reagieren besser auf Unvorhergesehenes – wie zum Beispiel eben Covid-19. Als Arbeitgeber ist es unsere Aufgabe, den Angestellten ein Problem zu präsentieren und zu sagen: Hier, dafür suchen wir eine Lösung. Und dann müssen wir die Bedingungen dafür schaffen, dass die Mitarbeitenden diese Lösungen finden können.

Sollte ein Impfstoff verfügbar sein: Werden Sie Angestellte auffordern oder gar zwingen, sich zu impfen?

Auch hier wieder: Vertrauen. Wir haben eine lange Tradition, dass sich unsere Angestellten kostenlos gegen Grippe impfen lassen können. Bei Covid-19 würden wir gleich handeln: Wir würden die Impfung verfügbar machen, aber niemals einen Mitarbeiter zwingen, sich impfen zu lassen.